About software de gestión documental
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Integración con Correo Electrónico: Capacidad para integrar con sistemas de correo electrónico, permitiendo a los usuarios almacenar correos y sus adjuntos directamente en el DMS.
Integración con software de terceros. La integración de aplicaciones es una capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas dispares. No solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mantiene la integridad y precisión de los datos.
La automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia operativa al automatizar procesos repetitivos y rutinarios. Las funcionalidades incluyen:
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Además de gestionar documentos de gestión, los sistemas ECM ofrecen funciones avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, la colaboración en equipo y la gestión de registros. Son ideales para empresas que necesitan una solución integral para gestionar todo su contenido digital de manera eficiente y segura.
Integridad: Es essential garantizar la autenticidad y veracidad de la información contenida en los documentos.
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Minimizar errores: Elimina la posibilidad de errores humanos en la clasificación y almacenamiento de documentos.
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
Utilizan bases de datos y sistemas de indexación para clasificar y etiquetar los documentos, facilitando su búsqueda y acceso rápido. Los sistemas GED son ampliamente utilizados en la actualidad debido a su capacidad para reducir el uso de papel, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Mantenimiento y Actualizaciones: El proveedor del servicio se encarga del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software y la gestión de la seguridad, liberando a la organización de estas responsabilidades técnicas.
La gestión de los expedientes de los empleados, la tramitación de facturas y la gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización se traducirá en un gran aumento de la productividad Gestión Documental y en un ahorro de costes cuantificable.
En cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización.
Management de versiones: Una vez activado el Command de versiones, cuando un usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparece como "checked out".